某集團檔案管理工作培訓教材PPT課件

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1、某集團檔案管理工作培訓教材總論總論1理論3實踐2規則Page 3檔案管理工作收集收集鑒定分類裝訂排列上架打印目錄、貼背脊著錄蓋章填寫檔號保管提供利用裝盒檔檔 案案 管管 理理 工工 作作 流流 程程 收 集 整 理 利 用檔檔 案案 分分 類類文書檔案文書檔案基建檔案基建檔案設備檔案設備檔案專門證照專門證照合同檔案合同檔案光盤檔案光盤檔案照片檔案照片檔案文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理歸檔文件的來源，包括但不限于歸檔文件的來源，包括但不限于：單位內部形成的文件單位內部形成的文件集團下發的文件集團下發的文件政府部門針對本單位發文政府部門針對本單位發文需要本單位執行的文件及公司參與合作的項

2、目，需要本單位執行的文件及公司參與合作的項目，合作單位按要求向本單位提交的文件合作單位按要求向本單位提交的文件文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理收集時間：收集時間：公司發文公司發文月度歸檔或季度歸檔月度歸檔或季度歸檔政府批文政府批文隨時歸檔隨時歸檔零散合同零散合同隨時歸檔，或定期歸檔隨時歸檔，或定期歸檔各種請示、報告各種請示、報告按照其編號要求各部門兼職檔按照其編號要求各部門兼職檔案員定期歸檔案員定期歸檔文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理檔章格式：文書檔案檔章格式文書檔案檔章格式 科技檔案檔案章格式科技檔案檔案章格式文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理檔章格式：檔章格式：文書檔

3、案文書檔案 全全 宗宗 號號年年 度度保管期限保管期限件件 號號CSG012014 Y 003單位代號單位代號文件形成年度文件形成年度保管期限代號保管期限代號一般為三位自然數一般為三位自然數保管期限：永久、保管期限：永久、3030年、年、1010年年代代 號：號：Y Y、3030、1010；件件 號：一個年度一個保管期限編一個流水號，號：一個年度一個保管期限編一個流水號，從從1 1排起排起。文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理需要說明的問題：需要說明的問題：保管期限的劃分：保管期限的劃分：對照本公司對照本公司歸檔文件分類、保管期限表歸檔文件分類、保管期限表 將本公司的重要文件、集團下發的跟

4、本公司有關將本公司的重要文件、集團下發的跟本公司有關的人事任命定為永久，其余文件全部保存的人事任命定為永久，其余文件全部保存1010年。年。按照文件原編號或發文時間順序排序即可。按照文件原編號或發文時間順序排序即可。文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理裝盒、排架：裝盒、排架：1.1.裝盒：按文件順序進行裝盒。為節省空間，不建議一個裝盒：按文件順序進行裝盒。為節省空間，不建議一個問題（或類別）僅有幾份文件也裝為一盒。問題（或類別）僅有幾份文件也裝為一盒。特別注意：裝盒時一定要按照件號的順序排放，不要把特別注意：裝盒時一定要按照件號的順序排放，不要把里面的文件放錯，借閱后也要放回原位，否則以后

5、查找起里面的文件放錯，借閱后也要放回原位，否則以后查找起來就會查找不到。來就會查找不到。2 2.背脊：填寫年度、保管期限和起止件號。背脊：填寫年度、保管期限和起止件號。3 3.排架：按年度從檔案柜最上層排起，保管期限永久和排架：按年度從檔案柜最上層排起，保管期限永久和3030年的可以一起排架，年的可以一起排架，1010年的則另排一架。年的則另排一架。文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理重要文件的整理重要文件：政府針對本公司的發文等重要文件：政府針對本公司的發文等整理方式：原件可單獨存放，但要注意：整理方式：原件可單獨存放，但要注意：l1.1.單獨存放需有目錄，編順序號；單獨存放需有目錄，編

6、順序號；l2.2.復印件按原整理方式著錄；復印件按原整理方式著錄；l3.3.著錄的備注里注明原件的存放處。著錄的備注里注明原件的存放處?；ㄎ募氖占驼砘ㄎ募氖占驼砬捌谖募捌谖募┕み^程文件施工過程文件竣工文件竣工文件竣工驗收文件竣工驗收文件圖紙圖紙 決策立項文件：項目建議書及批復決策立項文件：項目建議書及批復 可行性研究報告及批復可行性研究報告及批復 環評報告及批復環評報告及批復 關于立項的會議紀要關于立項的會議紀要建設用地文件：選址申請及規劃意見書建設用地文件：選址申請及規劃意見書 拆遷安置意見協議、方案拆遷安置意見協議、方案 建設用地規劃許可證及其附件建設用地規劃許可證及其

7、附件 國有土地使用證國有土地使用證基建文件的收集和整理前期文件基建文件的收集和整理前期文件開工文件：建設工程規劃許可證及其附件開工文件：建設工程規劃許可證及其附件 建設工程施工許可證及其附件建設工程施工許可證及其附件 工程質量安全監督注冊登記工程質量安全監督注冊登記勘察設計文件：建設用地釘樁通知單（書）勘察設計文件：建設用地釘樁通知單（書）審定設計方案通知書及審查意見審定設計方案通知書及審查意見 有關部門對于設計方案的審查意見有關部門對于設計方案的審查意見 消防設計審核意見施工圖審圖審查報告消防設計審核意見施工圖審圖審查報告基建文件的收集和整理前期文件基建文件的收集和整理前期文件合同文件：勘察

8、招投標文件及合同合同文件：勘察招投標文件及合同 設計招投標文件及合同設計招投標文件及合同 監理招投標文件及合同監理招投標文件及合同施工招投標文件及合同：以合同為主線，將施工過程中施工招投標文件及合同：以合同為主線，將施工過程中產生的一個標段的招標、議標資料、定標通知書、中產生的一個標段的招標、議標資料、定標通知書、中標單位的投標書、合同、施工資料（竣工資料）結算標單位的投標書、合同、施工資料（竣工資料）結算資料（以及施工過程中的工程聯系函、工程簽證）一資料（以及施工過程中的工程聯系函、工程簽證）一起排列、組卷起排列、組卷 落標書不用組卷，以標段為主線一起打包（包括落標書不用組卷，以標段為主線一

9、起打包（包括招標圖紙）招標圖紙）基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理u施工過程文件：工程聯系函、變更通知書、施工過程文件：工程聯系函、變更通知書、工程簽證單工程簽證單u施工過程文件收集：注意檢查工程資料員施工過程文件收集：注意檢查工程資料員相關資料存放是否規范相關資料存放是否規范u相關結算資料的規范系統相關結算資料的規范系統基建文件的收集和整理施工過程文件基建文件的收集和整理施工過程文件竣工文件：竣工文件：1.1.施工單位提交的文件施工單位提交的文件 2.2.三算書三算書基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理竣工驗收文件：工程竣工驗收申請表竣工驗收文件：工程竣工驗收申請表 工程竣工驗收會

10、議紀要工程竣工驗收會議紀要 工程竣工驗收整改意見工程竣工驗收整改意見 工程質量評估報告工程質量評估報告 建筑工程室內環境質量檢測報告建筑工程室內環境質量檢測報告 消防工程驗收意見書消防工程驗收意見書 環保驗收合格證環保驗收合格證 污水排放許可證污水排放許可證 注：如竣工資料不多，可以與前期資料中的部分一起組卷注：如竣工資料不多，可以與前期資料中的部分一起組卷基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理工程建設資料收集時就注意的問題：工程建設資料收集時就注意的問題：1.1.注意相關電子文件的收集（合同、招投標文件、竣工注意相關電子文件的收集（合同、招投標文件、竣工圖）圖）2.2.預立卷預立卷基建文件

11、的收集和整理基建文件的收集和整理施工圖、竣工圖施工圖、竣工圖:施工設計圖由設計單位提供：應將全套施工圖、施工設計圖由設計單位提供：應將全套施工圖、目錄及電子版收集到檔案室，后頒發；目錄及電子版收集到檔案室，后頒發；竣工圖：一般由施工單位提供；對照施工圖來竣工圖：一般由施工單位提供；對照施工圖來收集竣工圖，以保證齊全完整。收集竣工圖，以保證齊全完整?；ㄎ募氖占驼砘ㄎ募氖占驼?基建檔案整理原則：即尊重文件的形基建檔案整理原則：即尊重文件的形成規律，保持文件間的有機聯系，便成規律，保持文件間的有機聯系，便于檔案的保管利用，符合相關標準規于檔案的保管利用，符合相關標準規范。范?；ㄎ募?/p>

12、的收集和整理基建文件的收集和整理施工資料：由施工單位進行整理組卷，建設單位施工資料：由施工單位進行整理組卷，建設單位匯總。匯總。監理資料：由監理單位進行整理組卷，建設單位監理資料：由監理單位進行整理組卷，建設單位匯總匯總建設單位：建設單位：對前期文件和竣工驗收文件整理組卷對前期文件和竣工驗收文件整理組卷 匯總施工文件和監理文件匯總施工文件和監理文件基建文件的收集和整理整理基建文件的收集和整理整理分類：一級類目為基建檔案，代號為分類：一級類目為基建檔案，代號為0404 二級類目為項目二級類目為項目 三級類目為案卷三級類目為案卷基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理圖紙：施工圖與竣工圖一起排在所

13、有文字資圖紙：施工圖與竣工圖一起排在所有文字資料之后，按單體工程、專業組卷。料之后，按單體工程、專業組卷?；ㄎ募氖占驼砘ㄎ募氖占驼砭韮任募恚壕韮任募恚?.卷內文件一般按照文件間的聯系、時間順序、施工卷內文件一般按照文件間的聯系、時間順序、施工順序排列。順序排列。2.2.文字資料與文書檔案相同，一般的正本在前底稿在后，文字資料與文書檔案相同，一般的正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結果在前過程在后。建議：請示批復在前請示在后，結果在前過程在后。建議：請示和批復分別著錄。和批復分別著錄?；ㄎ募氖占驼砘ㄎ募氖占驼?.對于圖紙對于圖紙 有圖紙目錄的，按圖紙的原

14、目錄、圖號排列；有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列；沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖，即按沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖，即按圖紙類別序號排列。圖紙類別序號排列。如果某些專業的圖紙較少，可以幾個專業的圖紙組成一卷，如果某些專業的圖紙較少，可以幾個專業的圖紙組成一卷，卷內排完一個專業，再排另一個專業。卷內排完一個專業，再排另一個專業。案卷題名要注明案卷題名要注明XXXX項目項目YYYY及及YYYY（YYYY為專業名稱）圖紙，為專業名稱）圖紙，如一期基建項目水電及道路管網竣工圖如一期基建項目水電及道路管網竣工圖?；ㄎ募氖占驼砘ㄎ募氖占驼硌b訂：裝訂：7

15、7 案卷裝訂案卷裝訂7.1 7.1 案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。7.2 7.2 以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章號章 科技檔案案卷構成一般要求（科技檔案案卷構成一般要求（20082008）基建文件的收集和整理基建文件的收集和整理著錄：其項目大體與文書檔案相同，關于項目、案卷及著錄：其項目大體與文書檔案相同，關于項目、案卷及卷內文件著錄會在檔案管理系統操作中講解卷內文件著錄會在檔案管理系統操作中講解 注意：案卷題名注意：案卷題名基建案卷題名一般由項目名稱、文件材料類別、文件基建案卷題名一般

16、由項目名稱、文件材料類別、文件材材 料名稱三部分組成。題名要確切，能夠反應本卷中料名稱三部分組成。題名要確切，能夠反應本卷中所含文件的內容。所含文件的內容。不允許使用，如：不允許使用，如：“投標資料一投標資料一”“”“投標資料二投標資料二”正確為：正確為：一期廠房裝修招投標資料；一期廠房裝修招投標資料；二期均化庫建設竣工圖等。二期均化庫建設竣工圖等?；ㄎ募氖占驼砘ㄎ募氖占驼砘n號章格式為基建檔號章格式為其中：分類號指基建檔案的一級類目代號其中：分類號指基建檔案的一級類目代號 及項目號的組合及項目號的組合一般為一般為:04.0104.01 全宗號分類號案卷號 順序號基建文件的收

17、集和整理基建文件的收集和整理收集時注意：收集時注意：檔案人員參與設備開箱驗收檔案人員參與設備開箱驗收電子文件的收集（包括說明書的電子版、電子文件的收集（包括說明書的電子版、隨機的隨機的U U盤、光盤等）盤、光盤等）設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理采購階段采購階段 （1 1）購買儀器設備的審批文件；）購買儀器設備的審批文件；（2 2）招投標資料；）招投標資料；（3 3）協議、合同；）協議、合同；（4 4）談判備忘錄、附錄、附件）談判備忘錄、附錄、附件 設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理各階段產生的文件各階段產生的文件開箱階段開箱階段裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；

18、裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊；機備件圖冊；開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；運單、發票運單、發票設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理各階段產生的文件各階段產生的文件安裝、調試階段安裝、調試階段（1 1）安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規程；安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規程；（2 2）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；（3 3）存在問題及處理意見；存在問題及處理意見；（4 4）安裝調

19、試技術總結報告、驗收報告；安裝調試技術總結報告、驗收報告；設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理各階段產生的文件各階段產生的文件運行維修、更新改造及報廢階段運行維修、更新改造及報廢階段 （1 1）維修記錄；維修記錄；（2 2）設備事故分析記錄及處理結果；設備事故分析記錄及處理結果；（3 3）更新改造請示及批復；更新改造請示及批復；（4 4）改造過程中形成的圖樣；改造過程中形成的圖樣；（5 5）報廢技術鑒定書、請示及批復報廢技術鑒定書、請示及批復設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理各階段產生的文件各階段產生的文件確定大類的劃分確定大類的劃分:工程玻璃：先分工序再按線來分，如切割、剛化工程玻

20、璃：先分工序再按線來分，如切割、剛化 浮法玻璃：冷端、熱端、公用工程等浮法玻璃：冷端、熱端、公用工程等 特種設備的檢測資料可以單獨作為一個項目特種設備的檢測資料可以單獨作為一個項目大類內劃分：大類內劃分：合同（包括相關文件）合同（包括相關文件）技術資料（包括隨機資料、圖樣）技術資料（包括隨機資料、圖樣）設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理整理整理組卷：按照文件之間的聯系進行組卷組卷：按照文件之間的聯系進行組卷 單臺套設備單臺套設備 （如公用設備中的叉車等，一臺套為一卷）（如公用設備中的叉車等，一臺套為一卷）設備檔案的收集和整理設備檔案的收集和整理整理整理實物檔案檔號實物檔案檔號全宗號類目號

21、（一級類目二級類目）順序號全宗號類目號（一級類目二級類目）順序號 CSG01SW1001第1件實物（順序號）牌匾類代號（二級類目）實物類代號（一級類目）集團總部代號（全宗號）合同檔案管理合同檔案管理合同檔案的件：合同檔案的件：一份合同與合同請示、合同會簽單組成一件；一份合同與合同請示、合同會簽單組成一件；如需要招投標的較復雜的合同，可以將其它招、投、如需要招投標的較復雜的合同，可以將其它招、投、定標資料裝訂成一卷，卷內文件目錄一起裝訂，但按定標資料裝訂成一卷，卷內文件目錄一起裝訂，但按件在合同檔案里著錄，著錄以合同為準件在合同檔案里著錄，著錄以合同為準。合同檔案管理合同檔案類別：基建合同合同檔

22、案類別：基建合同 設備合同設備合同 采購合同采購合同 銷售合同銷售合同 管理合同管理合同同一類別的合同，按年度分開，按件歸檔同一類別的合同，按年度分開，按件歸檔 公司成立合同及公司與政府簽訂的協議放在文書公司成立合同及公司與政府簽訂的協議放在文書檔案里，不放在合同檔案。檔案里，不放在合同檔案。合同檔案的整理合同檔案的整理合同檔案檔號格式合同檔案檔號格式 全宗號合同類別年度件號全宗號合同類別年度件號專門證照類檔案管理專門證照類檔案管理專門證照分類專門證照分類 專利專利 商標商標 資質證照資質證照 房產證書房產證書 專門證照類檔案管理專門證照類檔案管理按件歸檔按件歸檔檔號格式：全宗號實體分類號件號檔號格式：全宗號實體分類號件號各類檔案的著錄項目不同，必須在每類檔案下進行著錄各類檔案的著錄項目不同，必須在每類檔案下進行著錄由于數量少、使用頻繁，要求必須保存掃描件由于數量少、使用頻繁，要求必須保存掃描件