Office掌中秘笈

《Office掌中秘笈》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《Office掌中秘笈（8頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。

1、應用秘笈之Excel輕松制勝招 1、在Excel中，如何在一個單元格中分行填寫？問：如何分行？答：很簡單！當您需要重起一行寫入內容時，按住ALT鍵回車就可以了！2、如何快速復制公式？問：如何才能快速復制公式？答：通過拖動填充復制公式人人都會，不過如果復制的行太多，操作起來并不方便。此時可以選擇雙擊填充柄完成復制。如圖1所示： 圖13、如何用下拉列表填寫Excel表格？問：人事部經常要在Excel表格里錄入部門、性別、城市等數據，這些數據重復性很高，比如，在【部門】這一列，可能需要多次輸入【財務部】。要是能從下拉表中選擇數據就方便了，還不容易出錯。圖2圖3答：Excel當然可以實現這個功能，如圖

2、2所示。只要從【數據】菜單選擇【有效性】，再按圖3所示進行設置即可。 4、如何將Excel電子表格中的數據進行行列互換？問：在Excel中輸入數據時，往往完成后才發現需要將行和列互換一下才會更好，是要重新輸入一遍嗎，還是有別的方法？答：出于種種考慮，需要將電子表格中的行和列進行互換，這時只需復制需要行列互換的表格區域，在需要放置的單元格上執行【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】命令，然后在【選擇性粘貼】對話框的【粘貼】選項區域中選擇【全部】選項；在【運算】選項區域中選擇【無】；并選擇【轉置】復選框，完成后單擊【確定】按鈕即可。 應用秘笈之Word獨門四絕招 5、如何在Word指定的位置輸入文字？圖4

3、在你想要的位置雙擊鼠標左鍵問：要按無數次回車、空格和Tab鍵嗎？答：當然不用！只要把鼠標放到指定位置， 雙擊鼠標左鍵就可以了！如圖4所示。6、如何縮放打印，讓我省紙又省心？圖5Word可以像復印機一樣縮放打印，從【文件】菜單選擇【打印】命令，在【打印】對話框中單擊右下角的【按紙張大小縮放】的下拉箭頭，選擇需要的紙型后，確定即可。如圖5所示。和改變紙張大小的方法（頁面設置）相比，縮放打印不會改變頁面的布局；此外，縮放打印還可以在一頁紙上打印多頁，只要在上面的選項中選擇每頁適當的版數即可，采用這種方法打印文檔不僅節約紙張，更便于攜帶。7、如何在文檔中插入一條分隔線？問：在Word文檔中有時需要添加

4、分隔線來區分兩個不同的描述內容，這個分隔線是需要手工繪制嗎？答：手工繪制分隔線有時很難把握線條的長度，所以您只要連續輸入三個或三個以的【=】，然后回車，這樣就可以自動得一條雙直線；連續輸入三個或三個以上的【】，然后回車即可得到一條波浪線；連續輸入三個或三個以上的【*】，然后回車即可得到一條虛線；連續輸入三個或三個以上的【-】，然后回車即可得到一條細直線；連續輸入三個或三個以上的【#】，然后回車即可得到一條實心線。如圖6所示。在您指定的位置，連續輸入三個或三個以上的【#】，然后回車即可得到一條實心線。圖68、是否可以讓表格的表頭在下一頁中自動出現？問：在文檔在的表格跨頁顯示時，表格的標題會自動在

5、下一頁出現嗎？問：當文檔中的表格跨頁顯示時，表格的標題會自動在下一頁出現嗎？答：在Word中經常會遇到表格在一頁中放不下的情況，此時就需要在下一頁中重新設置表格的表頭。其實，我們只要選中表格的表頭（即希望在跨頁時重復的部分），然后執行【表格】菜單的【標題行重復】命令，就可以實現表格跨頁時，表頭自動出現了。如圖7所示。圖7 應用秘笈之PowerPoint出色對陣招 圖89、如何快速創建演示文稿問：如果已經用Word寫好了一份報告，并且要根據報告的內容作幻燈片，怎樣可以直接把Word文檔的標題發送到PowerPoint？答：打開Word文檔，從【文件】菜單單擊【發送命令】，再選擇發送到PowerP

6、oint。如圖8所示。PowerPoint會自動啟動，并且根據每個Word文檔中的一級標題建立一張相同標題的幻燈片，其下的二級標題也會被自動添加到幻燈片中。圖910、如何讓公司標志出現在每一張幻燈片上？最好的方法是把公司的標志放到母板上，只要一次操作即可。從【視圖】菜單單擊【母板】，再選擇【幻燈片】命令。如圖9所示。在母板視圖中，將公司標志的圖片放置在適當位置并關閉母板視圖。此時，所有的幻燈片都在相應的位置上顯示公司的標志，新插入的幻燈片亦然。11、怎樣讓你的音頻作為背景音樂？問：要是幻燈片播放時可以隨著一段背景音樂就好。答：第一步，右鍵單擊插入的音樂文件，在彈出的快捷菜單中，選擇【自定義動畫

7、】命令，如圖10所示。第二步，在打開的對話框中，單擊【繼續幻燈片放映】選項，設置如圖11所示的紅框部分，將數值設置到足夠大即可。圖10圖1112、如何快速將選中文字按比例放大或縮??？問：為了幻燈片版面的布局協調，可能需要將其中的文字同時按比例放大和縮小。有簡便的方法嗎？答：在PowerPoint幻燈片中，可以選中需要調整的文字，然后按Ctrl + 組合鍵快速按比例放大文字；或者按Ctrl + 組合鍵快速按比例縮小文字。這樣的方法在Word中也是適用的。 應用秘笈之Outlook高效三連招 13、在Outlook中如何妙用聯系人？問：在Outlook中，隨著聯系人數量的增多，親朋好友、同事、客戶

8、的信息混雜在一起，每次發郵件都要用很長的時間才能從聯系人列表中找到需要的人。如果能對聯系人分類管理就方便了。答：第一步，在Outlook 左側的導航窗格中選擇【聯系人】，單擊工具欄中【新建】按鈕右側的下拉箭頭選擇【文件夾】，如圖12所示。第二步，顯示【新建文件夾】 對話框，如圖13所示。在【名稱】中輸入聯系人的類別，例如【同事】，單擊【確定】。第三步，用同樣的方法建立其他類別的聯系人文件夾，建好后，導航窗格中除默認的【聯系人】外，又多出幾個新建的分類，如圖14所示?，F在，可以把原來【聯系人】中的內容按類別拖動到這些文件夾里。圖12圖13圖14圖1514、怎樣添加時區？如果你在跨國公司工作，可能

9、需要隨時查看總部的當地時間。Outlook的日歷可以同時顯示兩個時區。方法如下：1、 從【工具】菜單選擇【選項】命令2、 在【選項】對話框中單擊【日歷選項】3、 從【日歷選項】對話框中單擊右下角的 【時區】按鈕4、 首先輸入【當前時區】的標簽，再勾選 【顯示附加時區】，并輸入標簽。圖16 如圖15所示。5、 確定后，在Outlook的日歷視圖中將顯示。如圖16所示。6、 如果出差到國外總部，只需單擊【時區】對話框中的【交換時區】按鈕，系統的時間就會自動調整。15、發出去的郵件還可以收回來嗎？問：郵件發出去之后，才發覺不應該發送這樣的郵件，或者發現郵件的內容有錯誤；或者郵件發給了錯誤的收件人。但是，后悔還來得及嗎？答：有時用戶發送郵件后，會希望能夠收回該郵件，或者對郵件的內容進行修改。此時您需要在Outlook中的【已發送郵件】文件夾中找到該郵件，并將其打開，然后在【動作】菜單中選擇【撤回該郵件】，在打開的【撤回郵件】對話框中選擇您希望的選項即可。當然，撤銷郵件成功與否取決于您的郵件服務器是否是Microsoft Exchange Server，并且收件人還沒有打開該郵件進行閱讀，只要滿足這個兩條件，潑出去的水也可以收收回來。